Design Thinking and Co-creation for redesigning procurement processes.

Creating solid evolved consortiums and partnerships that are more horizontal, collaborative and less afraid of adopting new hierarchies, roles or styles of collaboration has been the key for a very successful process with USAID Momentum.

We hope this can happen in your company or organization too very soon!

Learnings on the USAID Momentum co-creation lab in Washington

Thinking on the possibility of government agencies and other organizations rethinking the way they relate to the organizations they fund, is half a dream come true and half a radical change of mindset in the way organizations relate to their suppliers.

According to their website USAID is “…the world’s premier international development agency and a catalytic actor driving development results. USAID works to help lift lives, build communities, and advance democracy. USAID’s work advances U.S. national security and economic prosperity; demonstrates American generosity; and promotes a path to recipient self-reliance and resilience…”

Procurement processes, tend to be strict, vigilant, competitive and very inflexible. Choosing who to grant a project, funding money or business is definitively a very delicate decision for any company or institution. Nevertheless Procurement processes are not always exact or choose the best options for maximizing spending or acquisition of goods and services. Very often these processes respond only to influence, convenience and other random factors that not necessarily contribute to improve quality or evolve the way organisations invest their money and resources.

According to Helen Hysell in The Science of Purchasing, (1922).

“The modern purchasing agent is a more important man by far than he was in older days when purchasing agents were likely to be rubber stamps or bargainers for an extra penny. A Purchasing agent of the modern breed is a creative thinker and planner and now regards his work as a profession”

Fierce competition derives in tense relationships in the sector, low quality offers, bargaining with the consequence of secretive and political management of funding and investment.  This how for a long time procurement processes in companies and institutions have happened, but it might be time for a change. Frequently procurement interactions between buyers tend to be transactional and distant with very little space for partnership or collaboration, Competition between suppliers and the lack of space for mutual support, create dynamics based on lack of confidence and fear of the other where the quality of the offer matters less than the personal favors, business connections, price or direct benefits suppliers offered to staff.

As Procurement becomes more and more strategic in a world of constant change and innovation, where new and more efficient or sustainable ways to cover needs and execute solutions is constantly created,  choosing the right source of supply can determine the progress or retrogress of a whole company or sector. having a deep knowledge of the industry ecosystem and deep understanding of the value exchange suppliers have with our organizations is the key to move forward or stay behind.

The co-creations session held in Washington for USAID led by the Designthinkers Group USA team gathered more that 200 stakeholders from the international development sector including prime organizations executing and sub-contracting grassroots and institutions around the world to execute US tax money on development projects.

The first important learning about this meeting is how to prioritize and curate the challenges of development to be supported by the 500 million dollar budget the program has. In this case curation comes from congress and public policy. The interests expressed by political parties and the current government show that the response to the question of where to invest, clearly comes vertically. Since this is the situation in many organizations, if the procurement office is not just  transactional or practical of instructions, procurement needs to find strategies to document and connect with those new suppliers or resources that can offer better options for current and future needs. This is no easy task.  But co-creation may be an answer. Generate a permanent bottom up dynamics of information that opens the door to internal initiatives, startups, local suppliers and other opportunities for growth and innovation. This dynamics can be obtained via events, in-company training, publications, HR activities or internal networks of information. Information dynamics needs to consider the active participation of employees and collaborators, with enough room for trials and testing of new initiatives.

One strong learning from this and other co-creation labs and sprints is about the power of horizontal interactions between stakeholders, clients and users and how it can create an improved space for better negotiation of  terms and conditions for every transaction and supply. These interactions do not have to necessarily happen simultaneously but constantly making emphasis in transparency of information and improvement of practices and processes. Here lies the key for understanding from a different perspective tools for offers and requests, terms of payment and supply, selection criteria, etc.

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During the USAID Momentum Co-creation workshops, several challenges raised under the premise of developing self-reliance in developing countries. This framework sets the territory for the different stakeholders of the Momentum program to work together in order to offer the agency non-centric visions to deploy the resources. It was key to address and resolve

A breakup with the usual roles: this is one of the hardest things to address, our professional roles and our earned position in a hierarchy pretty much define our identity and none is open to negotiate this. Nevertheless being open to explore other people’s point of view via empathy will not do any harm and being able to relate to other from a new open perspective will provide us with a perspective we never had before, that can make a change.

Creating confidence in collaboration: corporate and client-supplier language protocols tend to establish the limits of what can be spoken or discussed and what cannot. Creating a bigger space for the unspoken and securing no reaction to the things we normally don’t tell, enhances the space for confidence and reveals both challenges and opportunities, that can be addressed in a collaborative way. Fear is the worst enemy of shared growth and exchange.

Establishing new teams to capture dynamics and relationships: It is true that we like to work with people who are compatible to us and this connection is very important. But more important is be able to exchange and listen to those who are critical to our work or just work in a different way to ours. That is where real learning opportunities arise and where new synergies can be conformed. Rotating members of established team not only refreshes the conversation but also releases the team from routinary rites and roles.

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Exploring viability and accountability of new proposals. New ideas and partnerships are always exciting and our main fear is that they might not be viable because they are new. This is a common misconception. Good News is not all innovative things are unviable and even many of them may find the support of new partners and stakeholders that share both the risk and the enthusiasm. So, exploring the viability and accountability of new proposals means working hard to make the happen, not trying to find a way to make them impossible because they are new.

Creating solid evolved consortiums and partnerships that are more horizontal, collaborative and less afraid of adopting new hierarchies, roles or styles of collaboration has been the key for a very successful process with USAID Momentum.

We hope this can happen in your company or organization too very soon!

 

 

No te pierdas “DesignThinkers Group Global Meet-up 2018”

El próximo 13 de febrero a las 15h CET, durante nuestra reunión global anual de DesignThinkers Group, esta vez desde Tel Aviv, realizaremos un seminario online, abierto y gratuito a través de Facebook Live que sera transmitido via streaming, presentando casos de aplicación y procesos de Design Thinking en clientes globales y locales del grupo. Muchos aprendizajes y logros serán compartidos con los asistentes.

El próximo 13 de febrero a las 15h CET, durante nuestra reunión global anual de DesignThinkers Group, esta vez desde Tel Aviv, realizaremos un seminario online, abierto y gratuito a través de Facebook Live que sera transmitido via streaming, presentando casos de aplicación y procesos de Design Thinking en clientes globales y locales del grupo. Muchos aprendizajes y logros serán compartidos con los asistentes.

No te lo pierdas!

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Diseñar planes de ejecución a través de Labs de Co-Creación

Laboratorio de Co-creacion de Lucha Contra el Cáncer de Mama en Zambia 2017 desarrollado en colaboración entre Designthinkers Group USA y Designthinkers Group Spain

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Es claro para quienes trabajan en estrategia que diseño de políticas públicas ( y frecuentemente también las políticas corporativas en grandes empresas) requieren de un diseño complejo y detallado que considera muchos aspectos, dependencias y correlaciones. El impacto de tales políticas es enorme e implica cambios frecuentemente drásticos en la vida y la cultura la empresa, región o país.

En nuestra experiencia en Designthinkers Group cinco elementos han sido muy útiles en los procesos de co-creación que hemos venido trabajando:

  1. Convocar a la gente correcta y clave: No solamente hablamos de decision-makers, sino de una buena variedad de interlocutores, que puedan enriquecer el criterio de los demás participantes y que ayuden a generar zonas de acuerdo y discusión. (expertos, usuarios finales, detractores, líderes de opinión, etc.)

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  1. Crear un espacio de encuentro e intercambio: los espacios de diálogo colaborativo son realmente escasos en relación a los espacios de discusión. La diferencia radica en lo que resulta de ellos. Nos es suficiente el encuentro y el diálogo si no existen resultados o conclusiones del mismo. Los espacios de diálogo deben facilitar la transformación de las perspectivas y han de ayudar a los participantes a enriquecer sus puntos de vista.IMG_0095
  2. Incrementar el nivel de conocimiento de los participantes a través del intercambio de información que permita actualización: Uno de los motivos principales que dificultan los acuerdos internos en empresas o sectoriales es las diferencias en información que los interlocutores poseen. Si la co-creación ayuda a actualizar a todos los participantes en el mismo nivel de información, los resultados de la misma son además de pertinentes, proyectables a futuro. Esta actualización se puede realizar antes, durante y después del Laboratorio.
  3. Entregar herramientas de innovación que motiven a cambiar los esquemas de trabajo: Estrechamente relacionado con el punto anterior, al aprendizaje de nueva herramientas que faciliten procesos y resultados ayuda muchísimo a transformar las formas de trabajo en los equipos y los individuos. Seleccionar métodos eficientes, intuitivos y claros ayudarán a los participantes del lab a considerar nuevas maneras de abordar y ejecutar tareas no solo durante la formación, sino permanentemente en su dia a dia.
  4. Hacer énfasis en el desarrollo de entregable concretos: Estos entregables son el producto de la co-creación es decir la articulación de las soluciones a los diferentes retos planteados durante el Lab. Se pueden materializar en forma de roadmaps, planes de implementación, documentos de política corporativa o pública, planes de ejecución, etc. Es importante calendarizar y generar los compromisos durante el lab concretando deadlines y acciones que garanticen la ejecución del roadmap.

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Design Thinking para el Hábitat

Uno de los sectores más golpeados por la crisis económica en España ha sido la industria de la construcción.

Los esquemas tradicionales para el desarrollo de proyectos inmobiliarios, productos, servicios, su financiación y su comercialización han colapsado dejando a miles de excelentes profesionales y cientos de empresas con el reto de repensar su futuro y las nuevas maneras de entender y concebir proyectos inmobiliarios para el hábitat.

Nuevos conceptos como co-creación y diseño centrado en el usuario se fortalecieron en nuestro encuentro el pasado Noviembre con las empresas agremiadas del sector. con quienes compartiremos metodologías y herramientas que les ayudarán poco a poco a repensar los esquemas de producción y distribución de sus productos y servicios.

Estar presentes en el  comienzo de un proceso de cambio siempre nos emociona y en especial cuando promete permitirnos ayudar a crear e implementar nuevos modelos de negocio, nuevos servicios y nuevas formas de intercambio en un sector tan relevante como el hábitat.

 

 

 

Nuevo Linkedin, FB sites y Revista

Si eres  asíduo a Linkedin y lo que buscas está mas en la linea de formación ejecutiva, in-company training y acompañamiento de procesos de innovación, hemos creado el lugar perfecto para ti siguiendo este link.  esla página de empresa para Innovation Kitchen en Barcelona que ofrece toda la formación de DesignThinkers Academy ahora tambien en Español.

Dos nuevos Facebook sites también se encargarán de conectar, informar y actualizar a nuestros amigos sobre actividades y noticias sobre innovación en Barcelona y alrededor del mundo.

Nuestro site Design Thinkers Spain se centra en informar sobre noticias, incluyendo casos de empresas y organizaciones, nuevas metodologías, nuevas publicaciones y plataformas útiles para la innovación. Es nuestra pagina FB de empresa que actualmente cuenta con 3100 seguidores y que conecta con todos lo miembros de DTGroup. Para seguir este site haz click aquí

innokitchenmag

Nuestro site Innovation Kitchen de DesignThinkers Group te mantendrá al día sobre todas las actividades de formación y training de DesignThinkers Academy que se realizan dentro del grupo. Desde trainings de un día sobre design thinking, service design o customer journey mapping hasta bootcamps de una semana de formación ejecutiva, innovation tours o laboratorios de tendencias sectoriales y emprendimiento. Para seguir estas informaciones haz click aqui

Además de lo anterior no te pierdas las públicaciones permamentes de nuestro Innovation Kitchen magazine en tu móvil a través de flipboard para suscribirte haz click aqui

 

Proyecto Vincles para el Ayuntamiento de Barcelona

Vincles es un sistema de estrategias que busca combatir el aislamiento de los seniors en la ciudad de barcelona, creando circulos de confianza que integreen a los ciudadanos mayores a traves de diferentes herramientas como la tecnologia, las comunicaciones y las actividades comunitarias y culturales que les permitirán mantener una vida rica en relaciones interpersonales y evitar el aislamiento y la soledad que sucede en las grandes ciudades.

No cabe duda que uno de los temas que más nos apasiona es el de la innovación social y los procesos de transformación en servicios públicos. Es por esto quebannerVincles desde hace algunos meses venimos colaborando con el proyecto Vincles, una iniciativa del Area de Calidad de Vida del Ayuntamiento de Barcelona, ganadora del premio Bloomberg Majors Challenge como proyecto innovador.

El aislamiento y la soledad de las personas mayores en las grandes ciudades del primer mundo es un problema creciente que proyectado a futuro implicaría un proceso de fuerte desintegración social y personal, afectando los núcleos familiares y las relaciones de comunidad. La proyección de la expectativa de vida implica que nuestros adultos mayores deben integrarse cada vez más siendo participes de la actividad social por mucho mas tiempo.

Vincles es un sistema de estrategias que busca combatir el aislamiento de los seniors en la ciudad de Barcelona, creando círculos de confianza que integren a los ciudadanos mayores a través de diferentes herramientas como la tecnología, las comunicaciones y las actividades comunitarias y culturales que les permitirán mantener una vida rica en relaciones interpersonales y evitar el aislamiento y la soledad que sucede en las grandes ciudades.

DTSpain ha dado apoyo al proceso de Vincles asesorando a un equipo del MIdi-Elisava en el proceso de investigación de contexto y diseñañdo 8 retos participativos a través de los cuales, el sector de las organizaciones y profesionales sociales de Barcelona, ayudarán a co-crear herramientas y estrategias para que Vincles sea una herramienta que evoluciona constantemente desde el propio sector social.

Estos 8 retos transformados en workshops lograrán que 4 equipos de 5 personas en cada reto, aporten ideas y soluciones a las preguntas que el proyecto formula. Estas contribuciones generarán ideas desde el punto de vista de los profesionales del sector social, al proceso de construcción de Vincles. Es un proceso participativo, que a través de herramientas de design thinking y service design, junto con actividades gamificadas  ayudan a establecer un canal de cocreación masiva del programa con mas de 200 participantes aportando ideas y aprovechando PLANTILLA_8STICKERSCAJAS_preview01la inteligencia colectiva del sector.

El Próximo 6 de Febrero en el Centro Cultural el Born de Barcelona cerca de 200 personas cocrearán nuesvas perspectivas para Vincles bajo la coordinacion del equipo de DesignThinkers Spain. gracias a Daniel, Catalina, Carolina, Laura, Cecilia y Jorge este esfuerzo es una realidad.